Clovis offre une grande flexibilité dans la gestion des autorisations qui vous permet de gérer de manière efficace et fiable l'accès à vos informations. Vous pouvez définir, ajouter, modifier et supprimer les autorisations d'un dossier.
Au bout de la ligne du dossier, cliquez sur ⋮ puis "Gérer les autorisations"
Accorder un accès à des organisations particulières
Cela signifie que vous pouvez permettre à une organisation entière d'accéder à un dossier ou à des informations spécifiques. Une organisation peut être une entreprise, une filiale ou tout autre type d'entité structurée.
Par exemple, dans une grande entreprise avec plusieurs filiales, vous pourriez vouloir que seule une filiale spécifique ait accès à certains documents. En accordant l'accès à cette organisation, tous les membres ou employés de cette entité pourraient avoir accès à ces données.
Accorder un accès à des équipes / lots
Ici, l'accès est géré au niveau des équipes spécifiques au sein du projet.
Une équipe peut être composée de personnes travaillant dans une même entreprise ou ayant un rôle similaire.
Un lot pourrait se référer à des groupes de tâches, de projets ou à d'autres divisions spécifiques dans le contexte d'un chantier ou d'un projet de construction.
En accordant des autorisations à ce niveau, seuls les membres de l'équipe ou du lot spécifié auront accès aux informations ou aux dossiers, indépendamment d'autres équipes ou lots au sein de la même organisation.
Accorder un accès à des utilisateurs individuels
C'est le niveau d'accès le plus granulaire. Il permet de donner l'accès à des informations ou dossiers spécifiques uniquement à des personnes précises, indépendamment de leur appartenance à une organisation ou à une équipe.
C'est particulièrement utile si vous voulez qu'une personne en particulier, comme un gestionnaire de projet ou un consultant externe, ait accès à des données, sans pour autant donner cet accès à toute son équipe ou son organisation.
Modifier les autorisations
1. Lorsqu'un dossier est restreint, un cadenas s'affiche sur l'icône
2. Cliquez sur ⋮ puis "Gérer les autorisations"
3. Ajoutez ou supprimez des autorisations
Avec ces autorisations, vous êtes sûr que seules les bonnes personnes ou groupes ont accès à vos informations.
A savoir : le fait d’abonner un utilisateur à un dossier est un pré-requis pour générer des VISA automatiques.
Comment gérer les autorisations entre les sous-dossiers et le dossier racine (ou dossier source) ?
Recommandation d'utilisation : Il faut partir du dossier le plus profond, pour remonter au dossier racine (ou dossier source). Il faut d'abord verrouiller les autorisations du sous-dossier le plus profond puis remonter, étage après étage votre arborescence documentaire en modifiant les autorisations des sous-dossiers pour arriver jsuq'au dossier racine.