La fonction d'approbation dans l'application Clovis est conçue pour assurer un flux de travail fluide et une communication claire entre tous les participants intervenants sur un chantier.
N'hésitez pas à utiliser les commentaires pour fournir des précisions lorsque vous approuvez ou refusez une demande.
Approbations en attente
Depuis le tableau de bord
1. Cliquez sur l'encart "Douments à valider"
2. Sélectionnez le(s) document(s) dans cette liste
Depuis le centre de notifications
1. Cliquez sur le bouton "Notifs" de la barre d'action
2. Cliquez sur la notification pour afficher le fichier
Lorsque votre approbation est demandée sur un document, une fenêtre apparaît contenant les options de validation.
Une fois le document approuvé, une notification sera envoyée à la personne concernée pour l'informer de votre décision.
Choix : Approuver
Si vous êtes d'accord avec ce qui vous est présenté et que vous souhaitez donner votre accord:
1. Cliquez sur l'option "Approuver"
2. Cliquez sur le bouton "Approuver"
Choix : Approuver avec commentaires
Si vous souhaitez approuver mais ajouter des commentaires ou des clarifications.
1. Cliquez sur l'option "Avec commentaires"
2. Ajoutez le commentaire détaillé
3. Cliquez sur le bouton "Approuver avec commentaires"
Choix : Refuser
Si vous n'êtes pas d'accord avec ce qui vous est présenté.
1. Cliquez sur l'option "Refuser"
2. Ajoutez le commentaire détaillé
3. Cliquez sur le bouton "Refuser"
Choix : Je ne suis pas concerné
Si vous estimez que la demande d'approbation ne vous concerne pas
1. Cliquez sur l'option "Je ne suis pas concerné"
2. Ajoutez un commentaire optionnel
3. Cliquez sur le bouton "Je ne suis pas concerné"
Conseils utiles
Gérer efficacement les approbations et respecter les délais est crucial, en particulier dans des environnements tels que la gestion de chantiers où chaque étape peut avoir des conséquences sur la suivante. Voici quelques conseils utiles pour vous assurer une gestion optimale des approbations et le respect des échéances :
Planifiez à l'avance
Allouez suffisamment de temps pour l'examen et l'approbation, en tenant compte des imprévus.
Priorisez vos tâches :
Identifiez les demandes d'approbation qui sont urgentes ou critiques pour la progression du projet.
Classez les demandes en fonction de leur importance et de leur urgence.
Soyez clair dans vos communications
Assurez-vous que vos réponses sont accompagnées de toutes les informations nécessaires pour prendre une décision éclairée.
Demandez des clarifications si quelque chose n'est pas clair.
Ne remettez pas à plus tard
Si vous avez le temps et les informations nécessaires, traitez les demandes d'approbation dès leur réception. Cela évite l'accumulation de tâches et la pression de dernière minute.
Documentez vos décisions
Gardez une trace écrite de vos approbations, refus et commentaires. Cela peut être utile pour les références futures ou pour clarifier des malentendus.
Revoyez régulièrement les processus
Analysez le processus d'approbation périodiquement pour identifier les goulets d'étranglement ou les inefficacités.
Adaptez et modifiez le processus si nécessaire pour le rendre plus efficace.
Soyez flexible
Bien que le respect des délais soit essentiel, comprenez que des circonstances imprévues peuvent survenir. Soyez prêt à réajuster vos priorités en conséquence.
Encouragez la rétroaction
Demandez des commentaires à vos collègues ou aux autres parties prenantes du projet sur le processus d'approbation. Leurs retours peuvent vous offrir des perspectives précieuses sur la manière d'améliorer le processus.
En suivant ces conseils, vous serez mieux équipé pour gérer les approbations de manière efficace tout en respectant les délais, assurant ainsi le bon déroulement de vos projets et la satisfaction de toutes les parties prenantes.