La sélection groupée de documents est une fonctionnalité clé pour une gestion efficace de vos fichiers dans Clovis. En suivant ces étapes, vous pourrez gérer vos documents rapidement et sans erreurs. Cette fonctionnalité contribue à un gain de temps et à une meilleure organisation de vos projets.
Accéder à la liste des documents
1. Cliquez sur l’onglet documents dans le menu principal à gauche.
2. Vous verrez la liste de tous les documents associés à votre projet.
Activer le mode multi-sélection
1. Cliquez sur le bouton situé dans le coin supérieur droit (menu avec trois points).
2. Sélectionnez l’option activer le mode multi-sélection.
3. Des cases à cocher apparaîtront à gauche de chaque document.
Sélectionner les documents
Cochez les cases à gauche des documents que vous souhaitez inclure dans votre sélection. Vous pouvez également appliquer des filtres pour afficher uniquement certains types de documents (exemple : par date d’ajout, par utilisateur, ou par état de validation).
Actions disponibles pour la sélection groupée de documents
Une fois vos documents sélectionnés, un menu d’options s’affiche en bas de l’écran. Voici les actions que vous pouvez effectuer :
Gérer les autorisations :
Modifiez les droits d’accès pour plusieurs documents à la fois.
Modifier la date d’échéance
Ajustez les dates importantes associées aux documents sélectionnés.
Exporter les validations
Téléchargez les informations de validation des documents sous un format exploitable.
Validations multi-approbations
Soumettez les documents à une demande de validation en bloc.
Modifier les abonnés
Ajoutez ou retirez des utilisateurs abonnés aux documents.
Déplacer les fichiers
Transférez les documents vers un autre dossier ou une autre section.
Supprimer
Supprimez définitivement les documents sélectionnés.
Attention : cette action est irréversible.
Confirmer ou annuler les actions
Une fois une action sélectionnée, confirmez votre choix si nécessaire. Si vous souhaitez annuler la sélection, cliquez sur désélectionner en bas à droite de l’écran.
Bonnes pratiques
1. Appliquez des filtres
Filtrer vos tâches avant de les sélectionner en masse réduit les erreurs et garantit une gestion ciblée.
2. Revérifiez votre sélection
Assurez-vous que toutes les tâches sélectionnées nécessitent la même modification pour éviter des changements incorrects.
3. Soyez prudent avec la suppression
La suppression est définitive, vérifiez attentivement avant de confirmer.