Créer des modèles de rapports réutilisables est un investissement qui améliore la productivité et la qualité des communications. En suivant ces étapes, vous pourrez concevoir des modèles adaptés aux besoins de votre organisation, tout en simplifiant la vie de vos équipes.
Sauvegarder un modèle de rapport
La première étape consiste à sauvegarder votre rapport en tant que modèle.
• Une fois que vous avez configuré votre rapport avec les sections et les informations souhaitées, recherchez le bouton “Sauvegarder ce rapport” dans votre interface.
• Cliquez dessus pour accéder aux paramètres d’enregistrement.
Astuce : Attribuez un nom clair et descriptif à votre modèle. Par exemple, “Suivi hebdo du chantier" ou “Rapport de chantier mensuel”.
Enregistrez les options de présentation
La personnalisation des options de présentation permet de garantir que votre modèle inclut uniquement les informations essentielles.
Étapes :
Accédez à la section des options de présentation.
Cochez les éléments que vous souhaitez afficher dans votre modèle. En savoir plus
Astuces
Priorisez la clarté : Sélectionnez uniquement les options qui ajoutent de la valeur au rapport.
Adaptez aux besoins de votre audience : Par exemple, pour des rapports destinés aux clients finaux, ajoutez des sections axées sur échéances.
Précisez le mode de regroupement des tâches
Un bon regroupement des tâches améliore la lisibilité et permet une analyse rapide des informations sur le rapide. Le mode de regroupement choisi doit faciliter la compréhension des informations et offrir une vue d’ensemble rapide des priorités ou du statut du projet.
Astuces pour générer des modèles de rapport réutilisables
Identifier les besoins et objectifs
Avant de concevoir un modèle, commencez par déterminer les objectifs du rapport et les besoins spécifiques de votre audience.
Questions à se poser :
• Qui utilisera ce modèle ?
• Quelles informations sont indispensables dans chaque rapport ?
• Quel format est le plus adapté pour communiquer ces informations ?