La fonctionnalité Visites permet de préparer une intervention terrain, de relever et qualifier des réserves, puis de suivre leur traitement jusqu’à leur levée. Ce module peut être utilisé à la fois pour des activités de levée de réserves en phase OPR, de visite de non-conformité, de sécurité, de qualité ou encore de diagnostic / Audit.
Quelle est la différence entre une visite, une réserve et une tâche ?
Ces trois éléments répondent à des besoins différents dans Clovis.
Élément | À quoi sert-il ? | Exemple |
Visite | Préparer, réaliser, suivre une intervention terrain dans son ensemble | OPR du bâtiment A du 10 septembre |
Réserve | Formaliser un constat identifié pendant une visite et devant être suivi | Porte coupe-feu à reprendre au R+2 |
Tâche | Organiser une action opérationnelle ponctuelle dans le cadre du suivi d’avancement du projet ou de l’opération. | Installation du conduit de cheminée |
À retenir : une visite contient des réserves. Les réserves sont volontairement simples et s'organisent par lot, bâtiment et étage pour un traitement en masse. Les tâches sont plus riches et plus détaillées, adaptées à un suivi à l'unité.
Il est possible de gérer des réserves via les Tâches, mais Clovis recommande les Visites dès qu'il s'agit d'une campagne de réserves.
Quelles sont les étapes d’une visite ?
Chaque visite suit 3 étapes :
Préparer : avant la visite, au bureau.
Réaliser : sur le terrain. C'est la seule étape qui fonctionne hors ligne.
Piloter : après la visite, jusqu'à la levée des réserves.
Où retrouver mes visites ?
Depuis votre projet, sélectionnez Visites dans le menu latéral gauche. Toutes les visites du projet s'affichent, les plus récentes en premier. Une visite reste accessible en permanence, même clôturée.
1 — Préparer
Comment créer une visite ?
Depuis Visites, cliquez sur Nouvelle visite. Renseignez la description, la date, le type (OPR, Qualité, Audit, Sécurité) et le statut de la visite, puis enregistrez.
Comment préparer ma visite ?
Avant de partir sur le terrain, réunissez tout ce dont vous aurez besoin :
Documents et plans : sélectionnez-les parmi ceux déjà présents dans la GED (Docs) du projet, sans nouvel import. Les plans doivent être au format PDF pour être utilisés hors ligne et pour localiser les réserves.
Équipes / lots du projet.
Structure du projet : Chantier > Bâtiment > Étage > Plan > Réserve.
Attention aux indices de plan : la position d'une réserve est enregistrée sur un fichier PDF précis. Si un nouvel indice est publié, les réserves restent sur l'ancien indice et ne sont pas reportées sur le nouveau plan.
2 — Réaliser
Puis-je utiliser les Visites sans connexion Internet ?
Oui, sur téléphone, tablette et ordinateur.
Passer hors ligne :
Terminer la préparation de la visite.
Sur l'appareil que vous utiliserez sur le terrain, cliquer sur « Synchroniser la visite » et attendre la fin du chargement. La visite est alors enregistrée dans le stockage local de cet appareil.
Revenir en ligne :
Vérifier que toutes les réserves (photos, informations) sont saisies dans l'étape « 2 - Réaliser ».
Passer à l'étape « 3 - Piloter ».
Cliquer sur « Synchroniser la visite » et attendre la fin du chargement.
Lorsque la synchronisation est terminée, le bouton disparaît, signe que tout est synchronisé
Conseil : la veille, synchronisez la visite sur votre téléphone ou tablette, passez en mode hors ligne et testez l'étape « Réaliser » pour vérifier l'accès aux plans.
Comment créer une réserve ?
Pendant la visite, depuis l'étape « Réaliser », créez une réserve par constat. Elle contient :
une description et des photos : plusieurs par réserve, annotables pour pointer le défaut ;
une localisation sur le plan, pour que l'entreprise responsable retrouve la zone sans chercher ;
Une priorité (haute, normale, basse), un lot (élec, CVC), un bâtiment (A, B) et un étage (R-2, R+2) : une réserve n'est affectée qu'à un seul lot. Si un constat touche plusieurs lots, créez une réserve par lot.
Une même photo montre plusieurs défauts ? Réutilisez-la dans chaque réserve concernée avec « Choisir des photos ».
L'objectif : chaque réserve doit pouvoir être comprise et traitée après la visite, sans retourner voir sur place.
3 - Piloter
Comment suivre les réserves et faire une contre-visite ?
Après la visite, les réserves restent rattachées à la visite, avec leurs photos et leur localisation. Utilisez les filtres par lot, bâtiment, étage ou statut pour organiser le traitement.
Pour une contre-visite, rouvrez simplement la visite d'origine, reprenenez à l'état 2 - Réaliser et filtrez les réserves non validées et / ou priorités hautes.
Vous bénéficiez d’un tableau de bord simple visuel qui permet de savoir à chaque modification en temps réel, l’état d’avancement de votre visite jusqu’à 100% de réserves en état Validé. Le tableau des équipe / lots permet d’identifier visuellement le lot qui a le plus de réserves non validées.
Quels sont les statuts d'une réserve et comment la lever ?
Statut | Signification |
Nouveau | Réserve créée, pas encore prise en charge |
En cours | Reprise en cours par le lot responsable |
Terminé | Travaux terminés par le sous-traitant, pas encore validés par le commanditaire |
Validé | Travaux terminés et validés par le commanditaire : la réserve est levée |
Annulé | Réserve sans objet (doublon, erreur de saisie…) |
Pour changer un statut : dans l'étape « 3 - Piloter », rouvrez la réserve, descendez en bas et cliquez sur « Changer le statut ».
Chaque changement est horodaté (date, heure, auteur). Une photo de la reprise n'est pas obligatoire, mais Clovis recommande d'en ajouter une systématiquement pour assurer une bonne traçabilité.
Vous pouvez également depuis la liste des réserves, cliquer directement sur le statut. Vous avez alors directement une fenêtre qui s’ouvre pour modifier le statut de la réserve.
Seuls les membres internes de votre entreprise ont accès aux Visites et peuvent lever une réserve.
Comment exporter un rapport de visite ?
Exportez un rapport PDF qui reprend :
Les informations de la visite : titre, date, type, statut, créateur, dates de création et de mise à jour, description ;
La liste des réserves : photos, description, position sur le plan, lot, bâtiment, étage.
Comment clôturer ou rouvrir une visite ?
Modifiez le statut de la visite : En cours → Diffusée → Clôturée. Une visite clôturée peut être rouverte à tout moment depuis la liste des visites.
