La manière dont vous nommez et organisez vos fichiers et dossiers est essentielle pour une Gestion Électronique Documentaire (GED) efficace dans l'application Clovis.
Soyez descriptif mais concis
Il est crucial que le nom du fichier ou du dossier indique clairement son contenu.
Par exemple, préférez Plan-Chantier-Charleville-2023.pdf plutôt que Plan1.pdf.
Utilisez des dates de manière uniforme
Quand vous incorporez une date, utilisez un format constant, comme AAAA-MM-JJ.
Par exemple : PV-Chantier-2023-05-15.docx.
Évitez les caractères spéciaux
Certains caractères comme !, @, #, $, %, ^, &, *, (, ), et d’autres peuvent poser des problèmes. Préférez des noms sans ces caractères.
Utilisez la casse de manière uniforme
Il est préférable de rester cohérent.
Par exemple, utilisez toujours la casse Camel (RapportFinalChantier.docx) ou les tirets (rapport-final-chantier.docx).
Évitez les espaces
Certains systèmes peuvent mal interpréter les espaces.
Utilisez des underscores _ ou des tirets - à la place.
Mise en place d'une hiérarchie claire
Organisez vos dossiers en suivant le phasage qui reflète la structure de vos projets.
Conseil : Utilisez le nom des phases de votre projet (ou tags) pour définir votre arboresence
Versionnez vos documents si nécessaire
Si vous faites des mises à jour régulières d'un document, incluez une indication de version, par exemple : Plan-Chantier-v1.pdf, Plan-Chantier-v2.pdf.
Ou utilisez simplement notre fonctionnalité de gestion des versions
Préparez un guide de nommage
Pour garantir la cohérence au sein de votre équipe, élaborez un guide de nommage simple et assurez-vous que tout le monde l'adopte.
Revoyez régulièrement vos fichiers
À mesure que vos projets évoluent, certains documents ou dossiers peuvent devenir obsolètes. Prenez le temps, périodiquement, de vérifier, archiver ou supprimer ce qui n'est plus nécessaire.
Le respect de ces bonnes pratiques vous aidera à retrouver rapidement vos documents, à éviter les doublons et à garantir une utilisation optimale de la GED au sein de Clovis.